W codziennej działalności gospodarczej często mamy do czynienia z drobnymi transakcjami sprzedaży towarów lub usług, w których nie ma potrzeby wystawiania pełnej faktury VAT. W takich sytuacjach rozwiązaniem może być rachunek uproszczony. W niniejszym artykule odpowiadamy na pytanie: rachunek uproszczony do jakiej kwoty obowiązuje, oraz omawiamy wszystkie najważniejsze kwestie związane z jego wystawianiem i funkcjonowaniem.
Czym jest rachunek uproszczony?
Rachunek uproszczony, zwany również fakturą uproszczoną, to dokument sprzedaży, który zawiera mniej danych niż standardowa faktura VAT. Może być stosowany w przypadku niewielkich transakcji, kiedy nie występuje obowiązek wystawienia pełnej faktury, a nabywca towarów lub usług nie zgłosił żądania wystawienia faktury w rozumieniu przepisów o VAT.
Jakie dane musi zawierać rachunek uproszczony?
Na rachunku uproszczonym muszą znaleźć się:
- data wystawienia,
- numer dokumentu,
- dane identyfikacyjne sprzedawcy (w tym nazwy podatnika, adresy sprzedawcy, NIP),
- cenę jednostkową netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonania usługi,
- stawki podatku oraz kwoty podatku VAT,
- kwotę należności ogółem.
Kto może wystawiać rachunki uproszczone?
Rachunek uproszczony może wystawić każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który dokonuje sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, o ile nabywca towaru nie zażądał wystawienia pełnej faktury.
Do jakiej kwoty obowiązuje rachunek uproszczony?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rachunek uproszczony może zostać wystawiony, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł (lub 100 euro). Powyżej tej kwoty, wynika obowiązek wystawienia faktury VAT.
Jakie limity kwotowe dotyczą rachunku uproszczonego?
Najważniejszy limit to wspomniane 450 zł brutto – to właśnie do tej kwoty można zastosować uproszczoną formę dokumentowania sprzedaży. Dotyczy to zarówno wartości pojedynczego towaru, jak i całej transakcji. Po jego przekroczeniu należy wystawić pełną fakturę, nawet jeśli nabywca nie zgłosił żądania wystawienia faktury.
Czy limit kwotowy dotyczy kwoty brutto czy netto?
Limit kwotowy 450 zł dotyczy kwoty brutto, czyli łącznie z należnym podatkiem VAT. W przypadku transakcji rozliczanych w euro – limit wynosi 100 euro brutto.
Rachunek uproszczony a faktura – jakie są różnice?
Główna różnica polega na zakresie danych. Faktura uproszczona nie musi zawierać m.in. danych nabywcy, takich jak pełny adres, a także nie musi wykazywać sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku. W przeciwieństwie do standardowej faktury VAT, nie jest konieczne też wykazywanie sumy wartości sprzedaży netto z rozbiciem na poszczególne stawki.
Kiedy zamiast rachunku uproszczonego należy wystawić fakturę?
Obowiązek wystawienia faktury zachodzi m.in. gdy:
- nabywca zażądał wystawienia faktury,
- transakcja przekracza 450 zł brutto,
- dotyczy sprzedaży B2B (między firmami),
- przedsiębiorca dokonał sprzedaży zwolnionej z VAT, ale nabywca chce faktury.
Czy rachunek uproszczony podlega VAT?
Rachunek uproszczony podlega VAT, jeśli sprzedaż podlega podatkowi VAT, należy go wykazać również na rachunku uproszczonym. W przypadku, gdy podatnik stosuje zwolnienie z VAT, należy to również zaznaczyć – np. przez dopisek „sprzedaż zwolniona” lub „faktury VAT zwolnione”.
Jak prawidłowo wystawić rachunek uproszczony?
Wystawienie rachunku uproszczonego wymaga:
- uwzględnienia wszystkich wymaganych elementów (opisanych wyżej),
- określenia tytułu wcześniejszej zapłaty, jeśli miała miejsce,
- zastosowania właściwej stawki podatku dla każdego towaru lub usługi.
Jakie elementy są wymagane na rachunku uproszczonym?
Wymagane elementy na rachunku uproszczonym to:
- data,
- numer dokumentu,
- dane sprzedawcy (NIP, nazwa, adres),
- opis zakresu wykonanych usług lub dostarczonych towarów,
- cena jednostkowa netto i wartość,
- kwoty wszelkich opustów,
- kwota podatku i stawka podatku,
- kwota należności ogółem.
Czy rachunek uproszczony można wystawić w formie elektronicznej?
Rachunek uproszczony może być wystawiony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – zgodnie z przepisami o e-fakturach. Musi jednak zachować wszystkie wymagane elementy i być przechowywany przez odpowiedni okres.
Najczęściej zadawane pytania o rachunek uproszczony
Jak długo należy przechowywać rachunki uproszczone?
Rachunki uproszczone należy przechowywać przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku – zgodnie z przepisami o zapłacie podatku VAT.
Czy rachunek uproszczony jest akceptowany w księgowości?
Rachunek uproszczony jest dokumentem księgowym, o ile zawiera wszystkie niezbędne informacje. Może służyć jako rachunek potwierdzający transakcję sprzedaży w przypadku transakcji o niskiej wartości.
