Zdarza sie, że mimo zwiększenia przychodu i liczby obsługiwanych klientów, w firmie brakuje środków na najbliższe wypłaty. Taki problem finansowy wynika z różnicy między terminem ponoszenia kosztów a terminem zapłaty faktur. W tym artykule podpowiadamy, jak obliczyć lukę finansową, kontrolować cash flow oraz wykorzystać faktoring dla agencji pracy, aby finansować swoją działalność bez opóźniania wynagrodzeń.
Czym jest finansowy cash gap w agencji pracy?
Cash gap to okres między poniesieniem wydatków a otrzymaniem pieniędzy od klienta. W branży agencji pracy tymczasowej luka pojawia się najczęściej między wypłatą wynagrodzeń i opłaceniem ZUS-u a zapłatą za zrealizowaną usługę. Praca została wykonana, lecz faktura nie zapewnia jeszcze gotówki na rachunku.
Lukę finansową można analizować pod względem czasu jej trwania oraz wysokości brakującej kwoty. W pierwszym przypadku należy policzyć, przez ile dni przedsiębiorstwo musi pokrywać koszty z własnego kapitału lub korzystać z finansowania zewnętrznego. W drugim trzeba ustalić, ile pieniędzy zabraknie na uregulowanie bieżących zobowiązań przed otrzymaniem przelewu od klienta.
Jeżeli wypłaty przypadają na 10. dzień miesiąca, a klient płaci 40 dni później, luka trwa 40 dni. Agencja pracy zatrudniająca 50 osób może potrzebować w tym okresie 250 tys. zł, a spółka obsługująca kilkuset pracowników – kilku milionów złotych.
Skąd bierze się luka finansowa w agencji pracy?
Wypłaty dla pracowników tymczasowych muszą zostać zrealizowane niezależnie od tego, czy klient opłacił należność. Do kosztów dochodzą składki ZUS, podatki, badania lekarskie, szkolenia BHP, rekrutacja, zakwaterowanie, transport i obsługa HR. Agencja ponosi więc większość wydatków wcześniej, niż otrzymuje przychód w formie gotówki.
Problem pogłębiają faktury z odroczonym terminem płatności. Jeżeli klient ma 60 dni na opłacenie faktury, wynagrodzenia za dwa miesiące mogą przypadać do wypłaty jeszcze przed otrzymaniem zapłaty za wykonaną usługę. Środki na ten cel należy pozyskać z kapitału własnego, kredytu, albo skorzystać z faktoringu dla agencji pracy. Każdy dzień opóźnienia klienta wydłuża okres finansowania tych kosztów. Wzrost zatrudnienia także zwiększa lukę. Nowy kontrakt może podnieść dochód, ale wymaga wcześniejszego sfinansowania rekrutacji i wynagrodzeń. Jeżeli nie zabezpieczy się dodatkowego kapitału, wzrost sprzedaży może pogorszyć płynność finansową zamiast ją poprawić.
Jak przebiega proces obliczania luki finansowej?
Aby obliczyć lukę finansową, trzeba zestawić wydatki wymagające zapłaty przed wpływem od klienta z dostępną gotówką i pewnymi należnościami. Prosty wzór wygląda następująco:
Luka finansowa = wydatki przed wpływem od klienta – wolna gotówka – pewne wpływy w tym okresie
Dział księgowy musi przygotować 800 tys. zł na wynagrodzenia. Na rachunku pozostaje 300 tys. zł wolnych środków, a w następnym tygodniu klient ma zapłacić 100 tys. zł z wcześniej zaakceptowanej faktury. Lukę finansową należy obliczyć w następujący sposób:
800 tys. zł – 300 tys. zł – 100 tys. zł = 400 tys. zł
Przed terminem wypłat brakuje więc 400 tys. zł. Właściciel agencji musi pozyskać tę kwotę z faktoringu, kredytu, kapitału własnego albo innego źródła finansowania. W obliczeniach trzeba uwzględnić wynagrodzenia netto, składki ZUS, podatki, pensje pracowników administracyjnych oraz koszty rekrutacji, legalizacji zatrudnienia, transportu i zakwaterowania. Jeżeli obsługę kadrową lub transport powierzono zewnętrznej firmie, do prognozy należy wpisać terminy i kwoty wynikające z zawartych umów. Outsourcing zmienia sposób rozliczania kosztów, ale nie zmniejsza automatycznie zapotrzebowania na gotówkę.
Po stronie wpływów można uwzględnić płatności, których termin i kwotę potwierdził klient. Fakturę oczekującą na zatwierdzenie godzin albo wystawioną nierzetelnemu kontrahentowi należy ująć oddzielnie. Jeżeli osoba zarządzająca finansami potraktuje taki przelew jako pewny, może zaniżyć lukę i nie przygotować wystarczających środków na wypłaty.
Jak co tydzień kontrolować lukę finansową w agencji pracy?
Osoba odpowiedzialna za finanse agencji pracy powinna raz w tygodniu aktualizować prognozę wpływów i wydatków na kolejne 4–8 tygodni. Cztery tygodnie pozwalają sprawdzić, czy wystarczy środków na najbliższe wynagrodzenia, ZUS i podatki. Prognoza ośmiotygodniowa obejmuje również należności z terminem płatności wynoszącym 30 lub 60 dni.
Kontrola miesięczna może nie ujawnić kilkudniowego braku gotówki. Na początku miesiąca na rachunku może znajdować się 500 tys. zł, po wypłatach saldo może spaść poniżej zera, a pod koniec miesiąca klient może uregulować fakturę na 700 tys. zł. W raporcie miesięcznym wynik będzie dodatni, choć w tygodniu wypłat zabraknie pieniędzy.
W prognozie należy uwzględnić:
- saldo dostępne na początku tygodnia,
- wynagrodzenia, składki ZUS i podatki,
- koszty administracyjne i operacyjne,
- terminy oraz kwoty spodziewanych przelewów,
- faktury zaakceptowane i oczekujące na zatwierdzenie,
- wykorzystaną oraz wolną część limitu kredytowego lub faktoringowego,
- saldo przewidywane na koniec tygodnia.
Do każdej większej płatności trzeba przypisać konkretne źródła środków. Przy wynagrodzeniach w wysokości 900 tys. zł właściciel może wykorzystać 300 tys. zł z rachunku, 250 tys. zł z potwierdzonych przelewów oraz 350 tys. zł z faktoringu. Jeżeli suma potwierdzonych źródeł jest niższa niż wartość wypłat, różnica stanowi lukę wymagającą sfinansowania.
Jak ograniczyć finansowy niedobór przedsiębiorstwa?
Właściciel agencji może negocjować termin płatności wynoszący 14 lub 30 dni zamiast 60 dni. Przy dużym kontrakcie może również uzgodnić zaliczkę na koszty rekrutacji albo rozliczenia częściowe dokonywane co tydzień. Takie warunki skracają okres, w którym trzeba finansować wynagrodzenia z kapitału własnego lub środków zewnętrznych.
Nie zawsze opłaca się udzielać rabatu za wcześniejszy przelew. Jeżeli klient żąda 3% rabatu za zapłatę 30 dni przed terminem, a koszt faktoringu za ten sam okres wynosi 1,5%, wybór rabatu zmniejszy marżę, dlatego należy porównać obie kwoty dla konkretnej faktury.
Przed zawarciem umowy pracownik odpowiedzialny za sprzedaż lub finanse powinien sprawdzić historię płatniczą kontrahenta. Klient, który regularnie przekracza terminy płatności, korzysta w rzeczywistości z pieniędzy przeznaczonych na wynagrodzenia pracowników agencji. Przy wysokim ryzyku niewypłacalności można zażądać zaliczki, skrócić termin rozliczenia, ograniczyć wartość kontraktu albo skorzystać z faktoringu bez regresu.
Cash gap może wydłużyć się jeszcze przed wystawieniem faktury. Jeżeli klient zatwierdza ewidencję czasu pracy przez dziesięć dni, termin płatności zaczyna biec dopiero po zakończeniu tego procesu. W umowie należy więc określić, ile czasu klient ma na sprawdzenie godzin i zgłoszenie zastrzeżeń. Elektroniczna ewidencja faktur oraz automatyczne przypomnienia ułatwiają pracownikom szybkie zamknięcie okresu rozliczeniowego.
Jak faktoring pomaga finansować działalność agencji pracy?
Po wykonaniu usługi pracownik agencji wystawia fakturę, a następnie zgłasza ją faktorowi. Po sprawdzeniu dokumentu i kontrahenta faktor wypłaca ustaloną część należności przed terminem płatności. Właściciel agencji może przeznaczyć otrzymane pieniądze na wynagrodzenia, składki, podatki, rekrutację oraz inne koszty operacyjne.
Dzięki faktoringowi nie trzeba czekać 30, 60 lub 90 dni na przelew od klienta. Jeżeli faktura opiewa na 500 tys. zł, a faktor wypłaca 90% jej wartości, na rachunek trafia 450 tys. zł. Przed podpisaniem umowy trzeba ustalić, kiedy zostanie rozliczone pozostałe 50 tys. zł i jakie opłaty pomniejszą tę kwotę.
Finansowanie faktur może zostać dostosowane do specyfiki agencji pracy, ponieważ wysokość limitu zależy między innymi od wartości należności i wiarygodności kontrahentów. Przy wzroście liczby pracowników osoba zarządzająca może zgłaszać kolejne faktury, o ile mieszczą się one w przyznanym limicie. Usługi faktoringowe sprawdzają się przede wszystkim przy regularnej sprzedaży B2B i fakturach z odroczonym terminem płatności.
Faktoring czy kredyt obrotowy – co wybrać?
Przy rozpatrywaniu wniosku o kredyt obrotowy pracownicy banku sprawdzają wyniki finansowe przedsiębiorcy, historię spłat i proponowane zabezpieczenia. Po przyznaniu limitu właściciel firmy może przeznaczyć środki na różne wydatki, nie tylko na koszty związane z wystawionymi fakturami. Kredyt może więc sfinansować także zakup wyposażenia, kaucję za lokal lub wydatek inwestycyjny.
Przy faktoringu faktor ocenia przede wszystkim faktury oraz zdolność kontrahentów do ich terminowego opłacenia. Takie rozwiązanie jest dostępne dla firmy z krótką historią, jeżeli świadczy ona usługi na rzecz wiarygodnych odbiorców. Ostateczne warunki zależą jednak od wyników weryfikacji przedsiębiorcy, klientów i dokumentów.
Właściciele mikro, małych i średnich firm mogą wykorzystywać faktoring do finansowania regularnych należności B2B. W sektorze MŚP brak wolnej gotówki często ogranicza możliwość zatrudnienia kolejnych pracowników jeszcze przed otrzymaniem zapłaty za wcześniejsze zlecenia. Po wypłacie zaliczki faktoringowej można koszty nowej umowy bez przekazywania inwestorowi udziałów w firmie.
Jak dobrać limit faktoringowy do potrzeb twojej agencji pracy?
Zespół agencji pracy ustalić limit na podstawie najwyższej przewidywanej luki, a nie średniej miesięcznej wartości faktur. Jeżeli przez większość roku brakuje 500 tys. zł, ale w sezonie niedobór wzrasta do 900 tys. zł, limit wynoszący 600 tys. zł nie wystarczy na wszystkie wypłaty. Przy obliczeniach trzeba uwzględnić planowany wzrost zatrudnienia, sezonowe zmiany liczby pracowników oraz możliwe opóźnienia klientów.
Do dyspozycji przedsiębiorcy trafia tylko część wartości zgłoszonej faktury. Przy zaliczce wynoszącej 90% faktor wypłaci 450 tys. zł z dokumentu opiewającego na 500 tys. zł. Pozostałych 50 tys. zł nie można traktować jako środki dostępne przed rozliczeniem należności.
Przed zawarciem umowy osoba odpowiedzialna za finanse powinna porównać procent zaliczki, całkowity koszt, czas wypłaty, zasady regresu oraz opłaty za przyznanie i niewykorzystanie limitu. Elastyczne warunki współpracy powinny umożliwiać podniesienie limitu przed rozpoczęciem większego kontraktu. Wniosek o jego zmianę należy złożyć przed zwiększeniem liczby pracowników, ponieważ analiza i decyzja faktora mogą potrwać dłużej niż przygotowanie pierwszej listy płac.
Faktoring dla agencji pracy a bezpieczeństwo finansowe
Kwota luki finansowej wskazuje, ile pieniędzy zabraknie między terminem wypłat a otrzymaniem przelewów od klientów. W związku z tym dział księgowy agencji pracy musi aktualizować obliczenia raz w tygodniu, przypisywać źródła finansowania do konkretnych wydatków i reagować co najmniej siedem dni przed terminem wynagrodzeń. Dzięki faktoringowi właściciel agencji pracy wcześniej otrzyma część należności i przeznaczy ją na bieżące zobowiązania. Przed skorzystaniem z finansowania trzeba jednak sprawdzić rentowność kontraktu, wiarygodność klienta i koszt każdej zgłoszonej faktury. Połączenie tygodniowej prognozy, rezerwy gotówkowej oraz odpowiednio ustalonego limitu zwiększa poziom bezpieczeństwa finansowego agencji pracy.
